Une attestation de remise de clés est un document court, signé par la personne qui reçoit une clé ou un badge. Elle précise ce qui est remis, à qui, à quelle date, et dans quelles conditions la clé devra revenir. En entreprise, elle accompagne l’arrivée d’un salarié, le début d’un contrat de ménage ou de maintenance, ou le prêt d’un badge à un intérimaire.
Voici les mentions utiles, deux modèles à copier, l’un pour un salarié, l’autre pour un prestataire, et un paragraphe à compléter au retour des clés.
Quand rédiger une attestation de remise de clés
- Arrivée d’un salarié qui reçoit les clés de son bureau, d’un local ou d’un véhicule de service.
- Début d’une prestation : société de nettoyage, de maintenance ou de sécurité qui intervient en dehors des horaires d’ouverture.
- Prêt ponctuel : clé d’un local technique ou d’une salle d’archives, badge remis pour plusieurs semaines.
- Passage de relais : un responsable de site part en congé et confie son trousseau à son remplaçant.
- Départ ou fin de contrat : la même feuille, complétée, sert à constater la restitution.
Les mentions utiles
| Mention | Pourquoi l’indiquer |
|---|---|
| Entreprise qui remet les clés | Savoir à qui appartient le trousseau et à qui le rendre |
| Personne qui reçoit les clés | Nom, prénom, fonction ; pour un prestataire, le nom de sa société |
| Désignation des clés et badges | Nombre, numéro ou étiquette, porte, local ou véhicule concerné |
| Date et lieu de la remise | Point de départ de la garde des clés |
| Usage autorisé | Locaux concernés, jours et horaires, interdiction de reproduire ou de prêter |
| Conditions de restitution | Date ou événement, comme la fin du contrat, et lieu du retour |
| Conduite en cas de perte ou de vol | Délai pour prévenir et personne à contacter |
| Signatures | Celles des deux parties, avec un exemplaire pour chacune |
Désigner les clés sans ambiguïté
« Un trousseau » ne suffit pas. Comptez les clés, notez leur numéro gravé ou leur étiquette et la porte qu’elles ouvrent. Pour un badge, relevez le numéro imprimé dessus. En cas de doute au retour, cette ligne tranche.
N’inscrivez ni code d’alarme ni mot de passe sur l’attestation : transmettez-les par un autre canal.
Prévoir la restitution dès la remise
Indiquez la date de retour quand elle est connue, ou l’événement qui la déclenche : fin du contrat de travail, fin de la mission, fin du chantier. Précisez aussi le lieu du retour et la personne qui reprend les clés.
Traiter la question de la perte avec prudence
Demandez à la personne de signaler toute perte dans un délai fixé, pour changer un cylindre ou désactiver un badge rapidement. Si vous envisagez de faire payer le remplacement, faites valider la clause par votre service juridique ou par un conseil, en particulier pour un salarié. Avec un prestataire, ce point trouve sa place dans le contrat de prestation.
Modèle d’attestation de remise de clés à un salarié
Attestation de remise de clés
Entre [raison sociale de l’entreprise], [adresse], représentée par [prénom, nom, fonction], et [prénom, nom], [fonction], salarié(e) de l’entreprise.
Je soussigné(e) [prénom, nom] reconnais avoir reçu le [date], à [lieu], les clés et badges suivants :
- [nombre] clé(s) [numéro ou étiquette], ouvrant [porte, local ou véhicule] ;
- [nombre] badge(s) n° [numéro], donnant accès à [zones ou bâtiments].
Je m’engage à les utiliser pour les seuls besoins de mon activité professionnelle, à ne pas les reproduire, à ne pas les prêter et à les conserver avec soin.
Je signalerai toute perte ou tout vol à [nom du responsable, téléphone ou e-mail] dans un délai de [délai].
Je restituerai ces clés et badges au plus tard le dernier jour de mon contrat, ou à la première demande de l’entreprise, à [lieu de restitution].
Fait à [ville], le [date], en deux exemplaires.
Signature du salarié :
Signature du représentant de l’entreprise :
Modèle d’attestation de remise de clés à un prestataire
Attestation de remise de clés à un prestataire
L’entreprise [raison sociale], [adresse], représentée par [prénom, nom, fonction], remet ce jour à [prénom, nom], intervenant pour la société [raison sociale du prestataire], dans le cadre du contrat [référence ou objet du contrat] :
- [nombre] clé(s) [numéro ou étiquette], ouvrant [locaux concernés] ;
- [nombre] badge(s) n° [numéro], utilisable(s) [jours et horaires d’intervention].
Le prestataire s’engage à :
- utiliser ces clés et badges pour les seules interventions prévues au contrat ;
- ne pas les reproduire et ne les confier qu’aux intervenants déclarés à [nom du contact] ;
- signaler toute perte ou tout vol à [nom du contact, téléphone ou e-mail] dans un délai de [délai] ;
- les restituer à la fin du contrat ou à la première demande, à [lieu de restitution].
Fait à [ville], le [date], en deux exemplaires.
Pour l’entreprise : [prénom, nom, signature]
Pour le prestataire : [prénom, nom, signature]
Constater la restitution
Au retour, complétez l’attestation ou joignez-lui ce paragraphe :
Restitution des clés
Le [date], [prénom, nom] a restitué à [prénom, nom du responsable] les clés et badges suivants : [liste].
Clés ou badges non restitués : [néant ou liste]. Mesures prises : [changement de cylindre, désactivation du badge, autre].
Signatures des deux parties.
Contrôlez chaque clé d’après sa désignation sur l’attestation : deux clés semblables peuvent ouvrir deux portes différentes. Pour un badge rendu, désactivez-le ou réattribuez-le le jour même dans votre système de contrôle d’accès.
Le cas d’un logement loué
Pour une location d’habitation, la remise des clés au locataire suit un cadre propre. La loi du 6 juillet 1989 prévoit qu’un état des lieux est établi lors de la remise et de la restitution des clés (article 3-2). Dans ce cas, l’état des lieux est le document de référence. Une attestation de remise de clés peut le compléter, par exemple pour lister les badges et les télécommandes remis.
Conserver les attestations
- Rangez l’exemplaire signé dans le dossier du salarié ou avec le contrat du prestataire.
- Reportez chaque remise dans un tableau des détenteurs, comme notre modèle de registre des clés.
- L’attestation contient des données personnelles. Fixez sa durée de conservation dès sa mise en place et, au moment où vous recueillez leurs informations, indiquez aux personnes concernées qui conserve le document et dans quel but.
Quand les remises se multiplient
Une attestation par personne reste simple tant que les clés changent peu de mains. Avec des équipes de ménage qui tournent, des intérimaires ou des interventions de nuit, les feuilles s’accumulent et la restitution devient difficile à suivre.
Un casier connecté prend alors le relais pour les remises du quotidien. La clé attend dans un casier en métal. Le prestataire reçoit par e-mail ou SMS un code valable sur ses jours et ses horaires d’intervention. Chaque ouverture est enregistrée avec son nom, la date et l’heure. Les prestataires s’ajoutent comme utilisateurs externes, sans compte à créer, et le code peut être limité dans le temps ou à usage unique.
L’attestation garde son rôle pour les clés confiées durablement ; le casier trace les allers et retours.
Pour organiser les clés de vos locaux, vos badges et le passage de vos prestataires, découvrez notre page sur la gestion des clés en entreprise.
