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Concessions, garages, loueurs et flottes

Gestion des clés automobile : dépôt et retrait 24h/24

Le client dépose sa voiture avant l’ouverture de l’atelier, le locataire rend son utilitaire après la fermeture de l’agence, le collaborateur prend un véhicule de pool avec son badge. Chaque clé de véhicule a son casier, et chaque ouverture s’inscrit dans l’historique de kazeo Manager.

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À la tombée de la nuit, une cliente rejoint sa voiture devant l’atelier fermé d’une concession, la clé à la main

Le constat

Ce qui complique la gestion des clés, au quotidien

Le pic du matin à la réception

À l’ouverture de l’atelier, les clients arrivent tous en même temps pour déposer leur véhicule. Les conseillers après-vente enchaînent les réceptions au comptoir, la file s’allonge et le téléphone sonne sans réponse.

Les clés du soir et du samedi

Le véhicule est prêt en fin d’après-midi, le client ne peut passer qu’après la fermeture ou le samedi. Un collaborateur reste pour lui rendre ses clés, ou la restitution glisse au lendemain et occupe une place sur le parc. Côté location, les retours tardifs finissent dans une boîte aux lettres, sans heure ni kilométrage.

Des clés et des cartes sans détenteur connu

Doubles de VO en préparation, véhicules d’essai, voitures de courtoisie, véhicules de pool avec leur carte carburant : les trousseaux passent de la réception à l’atelier, puis au vendeur ou au collaborateur. Quand une clé manque ou qu’un avis de contravention arrive, retrouver qui l’avait en dernier devient une enquête.

Le guide de la gestion des clés

Le parcours

Trois étapes, sans remise en main propre

  1. 01

    Le client prend rendez-vous

    À la confirmation du rendez-vous atelier, il reçoit par SMS ou par e-mail un code ou un QR code valable sur son créneau. Le conseiller prépare l’ordre de réparation de son côté.

  2. 02

    Il dépose ses clés au casier

    Il gare son véhicule sur la place indiquée, présente son code à l’écran et glisse la clé dans le casier qui s’ouvre. L’atelier voit le dépôt, avec l’heure, dans kazeo Manager.

  3. 03

    Il reprend son véhicule à son heure

    Une fois l’intervention terminée, le conseiller dépose la clé et le client reçoit un nouveau code. Il récupère son véhicule le soir ou le samedi, sans passer au comptoir.

Usages

Ce que kazeo change, métier par métier

Performance inclus dans les offres Performance (99 € HT) et Excellence (149 € HT), par mois et par machine. Comparer les offres

Main qui dépose une clé de voiture et sa carte grise dans un casier ouvert, la porte basculée vers le bas
01

Concessions et ateliers après-vente

Comment ça se passe

Installée à l’entrée de l’atelier, l’armoire à clés connectée prend le relais de la réception après-vente 24h/24. Les clients déposent leur véhicule la veille au soir ou avant l’ouverture, et le pic du matin s’étale sur la soirée précédente. Le même casier sert aux essais, aux livraisons VN et VO et aux voitures de courtoisie. Reliée à votre DMS par l’API, elle reçoit les accès créés à partir des rendez-vous atelier, avec l’accompagnement d’un chef de projet kazeo.

  • Dépôt la veille au soir ou avant l’ouverture de l’atelier
  • Retrait le soir ou le samedi, sans conseiller mobilisé
  • Clés d’essai et de courtoisie suivies par vendeur et par client
2 points de plus
  • Livraison VN ou VO : la clé attend l’acheteur dans un casier aux couleurs de la concession
  • Intégration au DMS par l’API, webhooksPerformance
Dans un atelier d’entretien, un mécanicien rend sa clé de voiture à une cliente
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Garages et centres d’entretien

Comment ça se passe

Pour un garage indépendant ou un centre d’entretien rapide, le casier permet le dépôt de clés hors horaires sans allonger les heures d’ouverture. Quand un client réserve en ligne un créneau qui tombe avant l’ouverture ou après la fermeture, votre site peut lui proposer de déposer et de reprendre ses clés au casier. Le mécanicien commence la vidange, le freinage ou le changement de pneus dès l’ouverture, sans attendre l’arrivée du client.

  • Dépôt la veille, intervention dès l’ouverture, retrait après la fermeture
  • Code envoyé automatiquement à la confirmation du rendez-vousPerformance
  • Casier mural dans l’accueil ou borne au sol sur le parking, dedans comme dehors
Un point de plus
  • Écran et habillage aux couleurs du garage ou du réseau
Sur le parking d’une agence de location, un agent fait le tour d’un utilitaire avec le client avant le départ
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Loueurs de voitures et d’utilitaires

Comment ça se passe

La remise des clés de location passe au casier 24h/24 : le locataire récupère son véhicule avant l’ouverture de l’agence ou le rend après la fermeture, avec le code reçu à la réservation. Au retour, l’écran du casier lui demande le kilométrage, le niveau de carburant et l’état constaté, et ses réponses remontent dans kazeo Manager. Pour un réseau de franchisés, chaque agence a son casier et le siège suit l’ensemble depuis un seul compte.

  • Remise des clés 24h/24 aux clients des agences de gare ou d’aéroport arrivés après la fermeture
  • Retours après fermeture horodatés dans l’historique
  • Écran de collecte au retour : kilométrage, carburant, propretéPerformance
2 points de plus
  • Code lié à la réservation, créé depuis votre logiciel de location par l’API
  • Agences et franchises réunies sur un comptePerformance
Dans le parking souterrain d’un immeuble de bureaux, un salarié ouvre une voiture de service
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Flottes d’entreprise et véhicules de pool

Comment ça se passe

Le collaborateur réserve un véhicule de service, puis ouvre le casier avec son badge d’entreprise ou son code agent. La clé, la carte carburant et le badge de télépéage sont rangés dans le même casier : ils sortent ensemble et reviennent ensemble. Au retour, il saisit son kilométrage à l’écran, et le gestionnaire de flotte sait qui conduisait quel véhicule, à quelle date. Réservation, ouverture par badge et écran de collecte font partie de l’offre Performance.

  • Véhicules de pool en autopartage entre services, réservés dans le planning
  • Ouverture avec le badge d’entreprise déjà utilisé sur le site
  • Clé, carte carburant et badge de télépéage dans le même casier
2 points de plus
  • Kilométrage saisi à l’écran à chaque retour
  • Historique par conducteur, utile pour désigner le conducteur après une infraction

Cas client · Renault

Digital Care Service, le parcours après-vente digital en concession

Avec Digital Care Service, le client prend rendez-vous en ligne, reçoit les informations par SMS, échange avec son conseiller, puis dépose et reprend ses clés dans un casier connecté. Il ouvre le casier avec un QR code valable 24 h et gare son véhicule sur l’emplacement indiqué. La concession désengorge ses heures de pointe et le conseiller gagne du temps sur chaque dossier.

≈ 25 % de temps gagné par dossier

Toutes nos références
Borne à casiers connectés contre la façade vitrée d’une concession automobile

En résumé

Ce que vous y gagnez, et le casier qui convient

Les trois produits kazeo côte à côte : écran + 5 casiers, écran + 10 casiers et extension 10 casiersLes trois produits kazeo côte à côte : écran + 5 casiers, écran + 10 casiers et extension 10 casiers
Écran + 5 casiers, écran + 10 casiers et extension 10 casiers : ils se combinent jusqu'à 100 casiers par écran.

Pour vos équipes

  • Des conseillers après-vente disponibles pour les clients présents et les ordres de réparation
  • Des places libérées sur le parc : le véhicule prêt repart le soir même
  • Des remises de clés le soir et le samedi sans collaborateur sur place

Pour ceux qui récupèrent les clés

  • Déposer sa voiture en partant au travail, la reprendre en rentrant
  • Moins d’attente au comptoir de la réception
  • Un code ou un QR code reçu par SMS, sans application à installer

Configuration conseillée

En concession, une borne au sol à l’entrée de l’atelier ou un casier mural dans le hall de réception ; pour un garage ou un pool de véhicules, un écran + 5 casiers suffit pour démarrer.

  • Écran + 5 casiers pour un garage, écran + 10 casiers et extensions pour une réception après-vente, jusqu’à 100 casiers reliés au même écran
  • Au mur ou en borne au sol sur le parking : le casier est fait pour l’extérieur
  • Porte-clés RFID ou BLE en option pour vérifier la présence de chaque clé
Tout le détail

Pour vos équipes

  • Pour chaque clé de véhicule : qui l’a prise, quand, et quand elle est revenue
  • Kilométrage et état au retour saisis par le client, visibles dans kazeo Manager

Pour ceux qui récupèrent les clés

  • Un véhicule de location rendu après la fermeture de l’agence
  • Pour le collaborateur : un véhicule de pool réservé puis retiré avec son badge, sans passer par l’accueil

Configuration

  • Écran, habillage et logo aux couleurs de la marque ou du réseau

Côté logiciel

  • Historique de chaque dépôt et de chaque retrait, par véhicule et par personne
  • Codes et QR codes limités dans le temps, calés sur le créneau du rendez-vous
  • Envois e-mail et SMS automatisés avec modèles à la marque de la concessionPerformance
  • Écrans de collecte sur la machine pour le kilométrage et l’état au retourPerformance
  • Planning des réservations et accès récurrents pour les véhicules de poolPerformance
  • Webhooks et API temps réel pour relier le casier au DMS ou au logiciel de locationPerformance

Ce qu'on y range

  • Clés de véhicules et doubles
  • Clés d’essai et de courtoisie
  • Cartes carburant
  • Badges de télépéage
  • Cartes de recharge électrique
  • Badges de parking
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FAQ

Questions fréquentes

Un client peut-il déposer son véhicule à l’atelier la veille au soir ?

Oui. À la confirmation du rendez-vous, il reçoit un code ou un QR code valable dès la veille. Il gare son véhicule sur la place indiquée et dépose la clé au casier ; l’atelier trouve le dépôt horodaté dans kazeo Manager en arrivant le matin.

Les rendez-vous de notre DMS peuvent-ils créer les accès au casier ?

Oui, par l’API ouverte et documentée de kazeo Manager. Le rendez-vous atelier saisi dans le DMS crée l’accès et déclenche l’envoi du code au client avec la confirmation. À partir de Performance, les webhooks signalent au DMS chaque dépôt et chaque retrait, qu’il peut rattacher à l’ordre de réparation. Votre éditeur teste l’intégration dans un environnement dédié, avec un chef de projet kazeo.

Comment organiser les retours de location après la fermeture de l’agence ?

Le locataire ouvre le casier prévu pour son retour avec le code de sa réservation et y dépose la clé. À partir de Performance, l’écran lui demande au moment du dépôt le kilométrage, le niveau de carburant et l’état du véhicule. L’agence retrouve le retour horodaté et ces informations dès l’ouverture.

Comment un collaborateur réserve-t-il un véhicule de pool ?

Le gestionnaire de flotte crée la réservation dans le planning de kazeo Manager, ou votre outil de réservation la crée par l’API. Le jour venu, le badge d’entreprise du collaborateur ouvre le casier du véhicule sur la plage réservée. Le planning et l’ouverture par badge sont disponibles à partir de Performance.

Peut-on installer le casier sur le parking de la concession ?

Oui : le casier en métal est fait pour l’extérieur, au mur ou en borne au sol, sans version spéciale. Nous étudions avec vous l’emplacement et l’arrivée du 220 V. La connexion 4G/5G évite de tirer un câble réseau jusqu’au parking.

Pour aller plus loin

Autres secteurs et ressources

Clés, cartes carburant et badges d’une flotteLireUn casier aux couleurs de votre marqueLireTransport et logistiqueLireUn casier à clés sur le parkingLire

Démo et devis

Parlons de vos remises de clés.

Une démonstration de 30 minutes, en visio ou sur site, pour voir le casier, le logiciel et la configuration qui vous convient.

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Rappel sous 48 h ouvrées.